Politika zasebnosti

Uvod

GDPR je Zakon o splošni deklaraciji človekovih pravic z dne 25. maja 2018 in predstavlja najpomembnejšo spremembo varstva osebnih podatkov v zadnjih dveh desetletjih. Oblikovana in izvedena tako, da popolnoma ustreza potrebam digitalne dobe.

V 21. stoletju prinaša širšo uporabo tehnologije v vsakdanjem življenju ter nove opredelitve osebnih podatkov. Cilj GPDR je standardizirati zakone o varstvu podatkov v Evropski uniji in tako posameznikom zagotoviti večje in doslednejše pravice do dostopa do njih in njihovega nadzora nad njihovimi osebnimi podatki.

Naša zaveza k varstvu podatkov

GK GRUPA d.o.o. (v besedilu, ki je označen kot nas, naši), je v celoti zavezana zagotavljanju varnosti in zaščite osebnih podatkov uporabnikov, ki se obdelujejo, in zagotavljajo svojim uporabnikom dosleden dostop do varstva podatkov. Vedno smo si prizadevali za robusten in učinkovit program varstva podatkov, ki je v skladu s sedanjimi zakoni in osnovnimi načeli varstva podatkov. Kljub temu priznavamo potrebo po njegovem izboljšanju, da bi v celoti upoštevali smernice GDPR in zakone Republike Hrvaške.

Kako se pripravljamo na GPDR

GK GRUPA d.o.o. na vseh organizacijskih ravneh ima dosledno raven politik in procesov varstva podatkov, vendar je treba do 25. maja 2018 v celoti uskladiti s smernicami za GDPR, storili smo naslednje korake:

• Revizija informacij – Revizije zbranih osebnih podatkov so bile izvedene na vseh organizacijskih ravneh, tj. Njihove vsebine, načina zbiranja, zakaj se obdelujejo in razkrivajo.
• Politika in postopki – Izvedene so bile revizije in izvedene so bile nove politike in postopki varstva podatkov, ki izpolnjujejo vse potrebe BDP in vse povezane zakone ter vključujejo naslednje:
  • Varstvo podatkov – dokument o politiki in postopek varstva podatkov je bil revidiran tako, da izpolnjuje standarde in zahteve BDP. Določene so odgovornosti in ukrepi za upravljanje, da bi razumeli, ustrezno razširili in pokazali naše obveznosti in odgovornosti s posebnim poudarkom na zasebnosti oblikovanja in pravic posameznikov
  • Ohranjanje in brisanje podatkov – posodobili smo pravila in časovne razporede hrambe, da bi zagotovili izpolnjevanje načel “minimiziranja podatkov” in “omejitev shranjevanja” ter da se osebni podatki hranijo, arhivirajo in uničujejo etično in v skladu z njimi. Imamo posebne postopke brisanja, da bi izpolnili novo obveznost »pravice do izbrisa« in se zavedamo, kdaj se uporabijo druge pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, z vsemi izjemami, časovnim okvirom odgovorov in odgovornostjo za obveščanje
  • Upravljanje prekrškov – Naši postopki ravnanja z prekrški predstavljajo zaščitne ukrepe in postopke za čimprejšnje prepoznavanje, ocenjevanje, preiskovanje in poročanje o kršitvah osebnih podatkov. Naši postopki so robustni in na voljo vsem zaposlenim in predstavljajo vrsto konkretnih korakov, ki jih je treba sprejeti.
  • Mednarodni prenos podatkov in razkritje tretjih oseb – kjer je GK GRUPA d.o.o. shranjuje ali prenaša osebne podatke zunaj EU, obstajajo robustni postopki in zaščitni ukrepi, ki zagotavljajo, šifrirajo in ohranjajo svojo integriteto. Naši postopki vključujejo nenehen pregled držav z zadostnimi odločitvami glede ustreznosti in zavezujočimi določbami o kodeksu poslovanja, pa tudi klavzul o standardni zaščiti podatkov ali odobrenega kodeksa ravnanja za te države brez takih odločitev. Z vsemi prejemniki osebnih podatkov izvajamo strog nadzor, da bi ocenili in potrdili, da imajo ustrezne zaščitne ukrepe za zaščito podatkov, zagotovijo izvršljive pravice do zadevnih podatkov in učinkovito pravno sredstvo za posameznike, na katere se podatki nanašajo.
  • Zahteva za dostop do vsebine (SAR) – SAR-postopke smo spremenili tako, da so bili v skladu s 30-dnevnim časovnim okvirom za zagotavljanje potrebnih informacij in brezplačno obračunavanje za to določbo. Naši novi postopki podrobno opisujejo podatke, korake, sprejete za obdelavo zahtev za dostop, in izjeme uporabljajo vrsto odzivnih predlog, ki zagotavljajo, da je podatkovno komuniciranje s podatki skladno, dosledno in primerno.
• Pravna podlaga za obdelavo – pregledamo vse obdelovalne dejavnosti, da določimo pravno podlago za obdelavo in zavarovanje tako, da je vsaka osnova primerna za dejavnost, na katero se nanaša. Po potrebi sledimo tudi obdelovalni dejavnosti, ki zagotavljajo, da se obveznosti iz 30. člena GDPR in Priloga 1 Zakona o varstvu podatkov
• Obvestilo in pravilnik o zasebnosti – spremenili smo obvestila o zasebnosti, da bi upoštevali GDPR, in zagotovili, da so vsi posamezniki, katerih osebne podatke obdelujejo, obveščeni o tem, zakaj so potrebni podatki, kako se uporabljajo, katere so njihove pravice in kaj ščitijo obstajajo ukrepi za zaščito podatkov.
• Pridobitev odobritve – Pregledali smo mehanizme soglasja za zbiranje osebnih podatkov, zagotovili, da posamezniki razumejo, kaj zagotavljajo, zakaj in kako jih uporabljamo, in ponujamo jasne in opredeljene načine za privolitev v obdelavo osebnih podatkov. Razvili smo stroge postopke za snemanje soglasja, s čimer smo zagotovili, da lahko dokažemo opt-in, skupaj z datumom in časom zapisa. Na ta način je enostavno videti in približati način preklica odobritve kadarkoli.
• Neposredno trženje – pregledali smo besedila in postopke za neposredno trženje ter v jasne načine poročanja v neposrednem naročniškem marketingu (newsletter), kot tudi jasno obvestilo in kako odpraviti in omogočiti funkcijo preklica naročnine na vseh nadaljnjih tržnih gradivih
• Ocene učinka na varstvo podatkov (DPIA) – pri obdelavi osebnih podatkov, ki veljajo za velika tveganja, vključno z obsežnimi obdelavami ali podatki o posebnih kategorijah / kazenskih obsodbah, smo razvili stroge postopke in predloge za ocenjevanje, da izvedemo ocene učinka, ki so v celoti v skladu z zahtevami iz člena 35 GDPR-a. Izvedli smo dokumentacijske procese, ki beležijo vsako oceno, kar nam omogoča, da ocenimo tveganje, povezano z obdelavo, in sprejmejo ukrepe za zmanjšanje tveganja za zadevo.
• Sporazumi o obdelavi tujih podatkov – če uporabljamo tretje osebe za obdelavo osebnih podatkov v našem imenu (npr. Plače, zaposlitev, gostovanje itd.), Smo sklenili ustrezne pogodbe o postopkih in postopkih za analizo globine, da bi zagotovili, da je vse v skladu z našimi in njihove zaveze glede GDPR. Ti ukrepi zajemajo začetne in tekoče revizije opravljenih storitev, nujnost predelave, tehnične in organizacijske ukrepe ter skladnost z GDPR.
• Podatki posebne kategorije – v primerih, ko pridobimo in obdelamo podatke iz posebne kategorije, so vsi postopki v skladu z zahtevami iz 9. člena in obstajajo velike šifrirane in zaščite pri vseh podatkih te vrste. Posebni podatki o kategorijah se obdelajo le, kadar je to potrebno, in obdelujejo le, če smo najprej opredelili ustrezno bazo iz člena 9, odstavek 2, ali zahtevo iz Priloge 1 k Zakonu o varstvu podatkov. Kadar se zanašamo na odobritev za obdelavo, je to izrecno potrjeno s podpisom, s pravico do spremembe ali odstranitve privolitve, ki je jasno označeno

Pravi ljudje, katerih podatki so zbrani

Poleg zgoraj omenjenih pravil in postopkov, ki jih posamezniki lahko zagotovijo svoje pravice do varstva podatkov, nudimo dostop prek naše spletne strani o pravici posameznika do dostopa do vseh osebnih podatkov, ki jih ponuja GK GRUPA d.o.o. jih obravnava. Ljudje, katerih podatki so zbrani, imajo pravico zahtevati informacije o:

• Vse osebne podatke o njih
• Smisel obdelave podatkov
• Kategorije obdelanih osebnih podatkov
• Vse stranke, ki bodo imele dostop do osebnih podatkov
• Kako dolgo bodo shranjeni vaši osebni podatki
• Vir podatkov, če od njih nismo osebno zbrali podatkov
• Popravite nepopolne ali napačne podatke o njih, kot tudi postopek za začetek popravljanja in posodabljanja podatkov
• Pravica do zahteve po izbrisu osebnih podatkov ali zahtevi za omejitev obdelave podatkov v skladu z vsemi ustreznimi zakoni o varstvu podatkov in pravico do pritožbe na kakršen koli način neposrednega trženja z njimi ter pridobiti vpogled v vse avtomatizirane procese neposrednega trženja, do katerih je bil opravljen
• Pravica do vložitve ugovora ali poiskati pravno sredstvo in koga je treba obrniti v teh okoliščinah

Varnost informacij in tehnični / organizacijski ukrepi

GK GRUPA d.o.o. resno razume zasebnost in varnost posameznikov, pa tudi njihove osebne podatke in sprejme vse razumne ukrepe in previdnostne ukrepe za zagotovitev, da so obdelani podatki zaščiteni. Obstajajo robustne varnostne politike in postopki za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, spreminjanjem, odkrivanjem ali uničenjem, ki imajo več plasti varnostnih ukrepov, vključno z:

• SSL
• Nadzor dostopa
• Politika gesla
• Kodiranje
• Psevdonime
• Praksa
• Omejitve
• IT
• Preverjanje pristnosti

Vloge za GDPR in zaposlene

V imenu družbe GK GRUPA d.o.o. Ivica Šipek je bil imenovan za varnostno osebno osebo in skupina, ki je odgovorna za izvajanje pravil in postopkov, je bila določena v skladu z GDPR. Zadevna skupina je zadolžena za spodbujanje ozaveščenosti o GDPR v organizaciji, razumevanje zaposlenih in nadaljnje usklajevanje z GDPR. Program usposabljanja zaposlenih bo na voljo vsem zaposlenim pred 25. majem 2018 in je del letnega programa usposabljanja na ravni celotne organizacije.